Promocja projektu - jak robić to dobrze?

Promocja projektu - jak robić to dobrze?

Obywatele Unii Europejskiej mają prawo do wiedzy, w jaki sposób są inwestowane jej zasoby finansowe. UE wymaga więc informowania opinii publicznej (w tym odbiorców rezultatów projektu) oraz osób i podmiotów uczestniczących w projekcie o tym, że dane przedsięwzięcie było możliwe m.in. dzięki unijnej pomocy.

Podpisując umowę o dofinansowanie projektu, Beneficjent zobowiązuje się informować opinię publiczną o fakcie otrzymania dofinansowania na realizację projektu, czy to ze środków POIR, czy innego programu pomocowego. Obowiązki informacyjno-promocyjne należy wypełniać zarówno w trakcie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu.

GDZIE ZNALEŹĆ INFORMACJE O ZASADACH INFORMACJI I PROMOCJI PROJEKTU?

Wszelkie wytyczne dotyczące szczegółowych przepisów w zakresie informacji i promocji projektów znajdują się w „Podręczniku wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji”. Dokument został opublikowany na stronie internetowej www.funduszeeuropejskie.gov.pl.

Przewodniki dotyczące promocji dostępne są również na stronach regionalnych programów operacyjnych, najczęściej w zakładce „Realizuję projekt”. Warto zapoznać się z nimi już na początku realizacji projektu, gdyż obowiązki informacyjno-promocyjne ciążą na Beneficjencie od momentu podpisania umowy o dofinansowanie.


JAK NALEŻY PROMOWAĆ PROJEKT ZGODNIE Z ZASADAMI?

Aby poinformować opinię publiczną o uzyskanym dofinansowaniu należy:

  1. oznaczać znakiem Unii Europejskiej, barwami RP i znakiem Funduszy Europejskich, a w przypadku programów regionalnych również herbem województwa lub jego oficjalnym logo promocyjnym:
  • wszystkie działania informacyjne i promocyjne, np.: ulotki, broszury, publikacje, notatki prasowe, strony internetowe, newslettery, mailing, materiały filmowe, materiały promocyjne, konferencje, spotkania,
  • dokumenty związane z realizacją projektu, podawane do wiadomości publicznej, np.: dokumentacja przetargowa, ogłoszenia, analizy, raporty, wzory umów, wzory wniosków,
  • dokumenty przeznaczone dla uczestników projektu, np.: zaświadczenia, certyfikaty, zaproszenia, materiały informacyjne, programy szkoleń i warsztatów, listy obecności, prezentacje multimedialne, korespondencja, umowy,
  1. umieścić plakat lub tablicę (informacyjną i/lub pamiątkową) w miejscu realizacji projektu
  2. umieścić odpowiedni opis projektu na własnej stronie internetowej.

KIEDY PLAKAT, A KIEDY TABLICA?

Obowiązki związane z oznaczaniem miejsca realizacji projektu zależą od rodzaju projektu oraz wysokości przyznanego dofinansowania.

  • Tablica informacyjna (w trakcie realizacji projektu) – jeśli realizujesz projekt współfinasowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego lub Funduszu Spójności, który w ramach programu uzyskał dofinansowanie na kwotę powyżej 500 tys. euro i który dotyczy: a) działań w zakresie infrastruktury lub b) prac budowlanych.
  • Tablica pamiątkowa (po zakończeniu realizacji projektu) – jeśli zakończyłeś realizację projektu dofinansowanego na kwotę powyżej 500 tys. euro, który polegał na: a) działaniach w zakresie infrastruktury lub b) pracach budowlanych lub c) zakupie środków trwałych.
  • Plakat (w trakcie realizacji projektu) – jeśli nie jesteś zobowiązany do umieszczania tablicy informacyjnej lub pamiątkowej.

Plakat czy tablica musi zawierać:

  • nazwę beneficjenta,
  • tytuł projektu,
  • cel projektu,
  • znak FE, barwy RP, znak UE oraz herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli realizujesz projekt finansowany przez program regionalny),
  • adres portalu www.mapadotacji.gov.pl.

JAK WŁAŚCIWIE OZNAKOWAĆ STRONĘ INTERNETOWĄ?

Jeśli beneficjent ma własną stronę internetową, to musi umieścić na niej:

  • znak Funduszy Europejskich,
  • barwy Rzeczypospolitej Polskiej,
  • herb lub oficjalne logo promocyjne województwa (jeśli realizujesz projekt finansowany przez program regionalny),
  • znak Unii Europejskiej,
  • krótki opis projektu (cele projektu, planowane efekty, wartość projektu, wkład FE).

Znaki i informacje o projekcie można umieścić na głównej stronie lub istniejącej już podstronie serwisu. Należy jednak pamiętać, że Komisja Europejska wymaga, aby flaga UE z napisem Unia Europejska była widoczna w momencie wejścia użytkownika na stronę internetową, to znaczy bez konieczności przewijania strony w dół.


OBOWIĄZEK DOKUMENTACJI REALIZACJI DZIAŁAŃ INFORMACYJNYCH I PROMOCYJNYCH

Wszystkie obowiązki informacyjne oraz działania informacyjno-promocyjne związane z realizowanym projektem muszą zostać przez Beneficjenta udokumentowane. Dokumentację tę należy przechowywać razem z pozostałymi dokumentami projektowymi przez czas określony w umowie o dofinansowanie. Może być ona poddana kontroli.

Dokumentację można przechowywać w formie papierowej albo elektronicznej, np. jako skany dokumentów, zdjęcia, kopie (zrzuty) stron internetowych. Jeśli na potrzeby projektu powstały materiały informacyjne można przechowywać ich pojedyncze egzemplarze (np. broszury, publikacje) albo tylko ich zdjęcia. Koszty tych działań należy dokumentować w taki sam sposób, jak inne wydatki.

Wypełnianie obowiązków informacyjnych i promocyjnych zgodnie z zapisami umowy jest bardzo istotne. W przypadku uchylania się od tych obowiązków, Instytucja Finansująca może nawet wstrzymać dofinansowanie lub rozwiązać umowę na realizację projektu.

Potrzebujesz wsparcia w realizacji obowiązków informacyjno-promocyjnych? Zapraszamy do kontaktu!