Nieodzownym elementem realizacji projektu unijnego jest kontrola poprawności jego realizacji. Weryfikacja dotyczy zarówno kwestii finansowych, jak i merytorycznych projektu. Podpisując umowę o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli oraz audytowi prowadzonym przez Instytucję Pośredniczącą. Odmowa, utrudnianie procesu lub niewykonanie zaleceń pokontrolnych może skutkować nawet rozwiązaniem umowy.

Jak przebiega kontrola projektu?

Beneficjent otrzymuje informację o planowanej kontroli nie później niż 5 dni przed terminem jej rozpoczęcia. Jest to czas, by przygotować wszystkie niezbędne dokumenty poświadczające prawidłową realizację projektu, jak również zapewnić obecność kluczowych osób, mogących udzielić wyjaśnień. Kontrola odbywa się w miejscu realizacji projektu. Niemniej jednak Beneficjent jest zobowiązany poinformować kontrolujących o wszystkich miejscach, w których realizowany jest projekt i przechowywana jest dokumentacja projektu. 

W przypadku dużych projektów, w których wykazano wiele pozycji kosztowych, często Instytucja Pośrednicząca wybiera tzw. próbę. Wskazuje wtedy konkretne pozycje z wniosków o płatność, które będzie weryfikowała podczas kontroli na miejscu. Nie oznacza to jednak, że nie może zapytać o pozostałe wydatki. 

Jakie są obowiązki Beneficjentów podczas kontroli?

Beneficjent musi udostępnić wszelką dokumentację związaną z projektem oraz zapewnić dostęp do księgowego systemu komputerowego. Jest także zobowiązany udostępnić wszystkie dokumenty i pliki komputerowe oraz wszelkie inne nośniki związane z finansowym i technicznym zarządzaniem projektem. Niezbędne będzie przedstawienie pełnej dokumentacji finansowej, na podstawie której Beneficjent przygotował rozliczenia we wnioskach o płatność. Jeśli jest to konieczne do stwierdzenia kwalifikowalności wydatków, kontrolujący mogą poprosić także o dokumenty niezwiązane bezpośrednio z projektem (np. by zweryfikować wysokość stawek, jakie personel projektu otrzymuje poza projektem).

Beneficjent jest również zobowiązany zapewnić kontrolującym:

• dostęp do wszelkich terenów i pomieszczeń, w których realizowany jest projekt

• umożliwić dokonanie oględzin środków trwałych zakupionych, amortyzowanych lub wytworzonych w ramach realizacji projektu.

W przypadku większej liczby środków trwałych, warto wcześniej przygotować listę tych urządzeń wraz ze wskazaniem ich lokalizacji. 

Kontrolujący mogą żądać informacji i wyjaśnień odnośnie realizowanego projektu, a obowiązkiem Beneficjenta jest ich udzielić. W tym celu musi on zapewnić obecność kompetentnych osób, które przedstawią wyjaśnienia na temat wydatkowania środków finansowych i innych zagadnień związanych z realizacją projektu. Podczas kontroli obecna powinna być również osoba posiadająca uprawnienia do poświadczania kopii za zgodność z oryginałem. 

Koniec kontroli i co dalej?

Beneficjent otrzymuje informację w przypadku stwierdzenia zastrzeżeń co do nieprawidłowości poniesionych wydatków. Przeważnie ma to miejsce jeszcze podczas kontroli. Wszystkie uwagi kontrolujących, których nie udało się wyjaśnić podczas kontroli, zostaną przedstawione w informacji pokontrolnej. Znajdą się w niej również zalecenia pokontrolne. Jeśli Beneficjent nie zgadza się z nałożoną korektą finansową, może wystąpić do Instytucji Pośredniczącej z umotywowanym pisemnym zastrzeżeniem. 

 Kiedy należy przeprowadzić audyt projektu?

Projekt, w którym wartość dofinansowania przekracza 3 mln zł, podlega obowiązkowemu audytowi zewnętrznemu. Audyt powinien rozpocząć się po zrealizowaniu co najmniej 50% planowanych wydatków związanych z realizacją projektu, ale nie później niż przed zrealizowaniem 80% planowanych wydatków związanych z projektem.

Audyt przeprowadza uprawniony do tego podmiot lub audytor, przeważnie biegły rewident, wyłoniony przez Beneficjenta. Podmiot przeprowadzający audyt lub audytor nie może być zależny od audytowanego podmiotu, jak również nie mógł przeprowadzać badania sprawozdania finansowego audytowanego podmiotu w okresie 3 lat poprzedzających audyt. Koszt audytu może być współfinansowany w ramach projektu, jeśli został zaplanowany we wniosku o dofinansowanie. Sprawozdanie z audytu przekazuje się Instytucji Pośredniczącej. 

Warto wspomnieć, że kontrole oraz audyty mogą być przeprowadzane w każdym czasie od dnia otrzymania przez wnioskodawcę informacji o wyborze projektu do dofinansowania aż do zakończenia okresu trwałości projektu. Niezbędne jest zatem odpowiednie przechowywanie dokumentacji projektowej przez ten czas. 

Chcesz sprawdzić, czy Twój projekt jest gotowy do kontroli? Otrzymałeś zawiadomienie o planowanej wizycie kontrolującej i potrzebujesz wsparcia? Skontaktuj się z nami!