Realizując projekt badawczy, często musimy zakupić środki trwałe lub materiały niezbędne do przeprowadzenia badań. Możemy też potrzebować wsparcia podwykonawcy, któremu zlecimy wykonanie części prac. W takich przypadkach należy pamiętać, że umowa o dofinansowanie projektu nakłada na Beneficjenta obowiązki związane z konkurencyjnością wydatków.
Postępowanie o udzielenie zamówienia musi zapewniać zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie oferentów. W tym celu należy postępować zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
Od czego zacząć przygotowanie zamówienia?
Wytyczne zobowiązują Beneficjentów do stosowania określonych trybów postępowania w zależności od szacunkowej wartości zamówienia. Podstawą ustalenia tej wartości jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie netto wykonawcy. Proces szacowania wartości zamówienia powinien być przeprowadzony z należytą starannością. Musi być także udokumentowany np. poprzez protokół z szacowania wraz z zebranymi ofertami.
Zabronione jest zaniżanie wartości szacunkowej zamówienia lub jego podział skutkujący zaniżeniem jego wartości szacunkowej. W przypadku udzielania zamówienia w częściach, wartość zamówienia ustala się jako łączną wartość poszczególnych jego części.
Jakie są możliwe progi i procedury?
Beneficjent jest zobowiązany do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia o wartości szacunkowej przekraczającej 50 tys. PLN netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), w sposób zapewniający przejrzystość oraz zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Spełnienie powyższych wymogów następuje w drodze zastosowania Pzp albo zasady konkurencyjności (określonej w sekcji 6.5.2. Wytycznych).
W przypadku zamówień o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, Beneficjenci są zobowiązani do przeprowadzenia i udokumentowania rozeznania rynku (określonego w sekcji 6.5.1. Wytycznych).
Procedura zasady konkurencyjności
Podstawą tej procedury jest właściwie przygotowane zapytanie ofertowe, które umieszcza się na ogólnodostępnym portalu baza konkurencyjności. Zapytanie ofertowe musi zawierać takie elementy jak opis przedmiotu zamówienia (wraz z kodami CPV), warunki udziału w postepowaniu, termin składania ofert, kryteria oceny, wykluczenia czy warunki zmiany umowy.
Termin na złożenie oferty wynosi co najmniej:
- 7 dni – w przypadku dostaw i usług,
- co najmniej 14 dni – w przypadku robót budowlanych.
- co najmniej 30 dni – jeśli szacunkowa wartość zamówienia przekracza kwotę 209 tys. EUR.
Po otrzymaniu ofert, Beneficjent wybiera najkorzystniejszą z nich, co jest dokumentowane protokołem postepowania o udzielenie zamówienia. Informację o wyniku postępowania należy również upublicznić w bazie konkurencyjności. Po przeprowadzeniu procedury następuje zawarcie umowy z wybranym wykonawcą – w formie pisemnej lub elektronicznej (wraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym).
To bardzo uproszczony opis procedury konkurencyjności. Zachęcamy do zapoznania się z dokładnymi wytycznymi lub konsultacji z naszymi ekspertami.
Procedura rozeznania rynku
Celem przeprowadzenia rozeznania rynku jest ustalenie ceny rynkowej. Cena rynkowa to niekoniecznie koszt średni lub niższy niż średnia arytmetyczna. Można powiedzieć, że cena rynkowa to ta najczęściej oferowana na rynku, czy najbardziej prawdopodobna cena za określoną usługę, dostawę na danym rynku.
W celu potwierdzenia przeprowadzenia rozeznania rynku konieczne jest udokumentowanie dokonanej analizy cen/cenników potencjalnych wykonawców zamówienia – wraz z analizowanymi cennikami. Cenniki można pozyskać:
- ze stron internetowych,
- poprzez umieszczenie na swojej stronie internetowej zapytania o cenę wraz z opisem przedmiotu zamówienia,
- poprzez skierowanie zapytania ofertowego wraz z opisem przedmiotu zamówienia bezpośrednio do potencjalnych wykonawców (np. drogą elektroniczną).
Co w przypadku błędów?
W przypadku naruszenia przez Beneficjenta trybu udzielania zamówienia, Instytucja Pośrednicząca uznaje całość lub część kosztów związanych z tym zamówieniem za niekwalifikowalne.
Z doświadczenie wiemy, że zawiłe wytyczne dotyczące konkurencyjności wydatków przysparzają wiele problemów Beneficjentom. Dlatego zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami!